review mandiri- hambatan dan cara mengatasi masalah dalam tim

Nama : Siti Maryam

Prodi : Administrasi Bisnis C

NIM : 21031189

Pembahasan kasus atau permasalahan dari materi colaboration, interpersonal communication and business ettiquete

Sebuah tim adalah unit dari dua orang atau lebih yang bebagi misi dan tanggung jawab untuk bekerja agar dapat mencapai tujuan bersama. Definisi tim menurut Naresh Jain (2009), tim terdiri dari anggota dengan keterampilan yang saling melengkapi dan menghasilkan sinergi melalui upaya yang terkoordinasi yang memungkinkan setiap anggota untuk memaksimalkan kekuatan mereka dan meminimalkan kelemahan mereka. Anggota tim diharapkan mampu belajar untuk saling membantu, mengenali potensi diri mereka, dan menciptakan lingkungan yang memungkinkan setiap orang untuk melampaui keterbasannya.

Keuntungan Tim

Peningkatan Informasi dan Pengetahuan

Peningkatan Keragaman Sudut Pandang

Peningkatan Penerimaan Solusi

Peningkatan Tingkat Kinerja

Kerugian Tim

Groupthink

Tim kerja memungkinkan terjadinya free raider

Tim kerja memungkinkan pengambilan keputusan berlarut-larut

Adanya agenda-agenda tersembunyi

Ada masanya, suatu perusahaan tidak berperforma secara maksimal. Padahal mereka memiliki tim yang berpengalaman, teknologi yang baik, dan ketersediaan modal yang mencukupi tetapi justru berada di belakang pesaing-pesaing mereka. Keadaan ini mungkin untuk terjadi ketika perusahaan gagal mencapai kerja sama tim yang maksimal. Tim tidak menyadari bahwa mereka masuk ke dalam lima “perangkap” yang biasa untuk terjadi namun berbahaya bagi kelangsungan tim.

Menurut Patrick Lencioni, terdapat 5 hambatan yang membuat tim menjadi tidak kohesif dan efektif:

1. Kurangnya kepercayaan antar anggota tim. Pada dasarnya, hambatan ini terjadi karena anggota tim tidak bersedia menampilkan sisi rentannya kepada sesama anggota tim. Mereka tidak mau terbuka mengenai kelemahan dan kekurangan diri, kesalahan yang dilakukan, serta kebutuhan untuk meminta bantuan rekan-rekannya. Keadaan ini membuat tim kesulitan untuk membangun kepercayaan yang merupakan fondasi penting dalam kerja sama tim.

2. Ketakutan terhadap konflik. Tim yang tidak saling percaya satu sama lain, tidak akan bersedia untuk terlibat dalam konflik yang terbuka dan konstruktif. Mereka lebih memilih untuk menyimpan pendapat yang mereka miliki ketimbang berdebat dengan rekan satu timnya. Anggota tim memilih untuk mempertahankan keharmonisan (palsu) dalam tim.

3. Kurangnya komitmen dalam tim. Keengganan tim untuk terlibat dalam konflik mengakibatkan kurangnya komitmen anggota terhadap tim. Komitmen dalam konteks kerja sama tim berfokus pada pembuatan rencana dan pengambilan keputusan. Ketika anggota tim tidak memberikan pendapatnya dalam diskusi (karena takut terlibat konflik), mereka akhirnya tidak benar-benar terlibat dalam keputusan yang diambil oleh tim.

4. Menghindari pertanggungjawaban. Tanpa adanya komitmen terhadap perencanaan dan pengambilan keputusan yang diambil oleh tim, anggota tim tidak dapat meminta pertanggungjawaban kepada rekan kerjanya. Mereka ragu-ragu untuk memberikan feedback kepada rekan kerja terkait dengan performanya dalam tim. Mereka memilih untuk tidak mengingatkan rekan kerjanya mengenai standar performa yang tinggi demi menghindari ketidaknyamanan antar anggota tim.

5. Ketidakpedulian terhadap hasil yang diperoleh tim. Tanpa adanya pertanggungjawaban, anggota tim akhirnya lebih fokus pada tujuan pribadi ketimbang tujuan tim. Kegagalan untuk meminta pertanggungjawaban kepada rekan kerja, menciptakan lingkungan dimana anggota tim tidak peduli terhadap hasil yang diperoleh secara tim. Mereka cenderung mencari pengakuan untuk diri sendiri dengan mengorbankan tujuan tim.

Jika tim sudah masuk ke dalam “perangkap-perangkap” tersebut, langkah apa yang bisa tim lakukan? Berikut 5 cara yang dapat digunakan untuk membangun tim yang kolektif dan efektif dalam menghadapi 5 hambatan yang dijelaskan sebelumnya.

1. Bangun kepercayaan dalam tim. Untuk memiliki kepercayaan terhadap satu sama lain, anggota tim dituntut untuk menampilkan sisi rentan mereka dan yakin bahwa sisi rentan mereka tidak akan digunakan untuk merugikan mereka. Berikut cara-cara membangun kepercayaan dalam tim.

Setiap anggota tim saling berbagi mengenai informasi dirinya kepada tim.
Berikan apresiasi untuk performa yang sudah baik serta feedback spesifik dan kritik yang membangun untuk performa yang perlu diperbaiki.
Kenali gaya perilaku dan kepribadian setiap anggota tim.

2. Atasi rasa takut terhadap konflik. Tim yang terlibat dalam konflik produktif menyadari bahwa tujuan dari konflik adalah untuk menghasilkan solusi terbaik dalam waktu sesingkat mungkin. Mereka berani untuk berdiskusi sehingga menyelesaikan masalah dengan cepat dan menyeluruh. Konflik yang baik adalah dengan mendengarkan orang lain dan mempertimbangkan sudut pandangnya. Berikut cara-cara mengembangkan kemauan anggota tim untuk terlibat dalam konflik yang sehat.

Pilih anggota tim untuk bertanggung jawab selama meeting atau diskusi berlangsung. Setiap anggota tim diberikan tugas untuk memimpin jalannya diskusi dan memunculkan pendapat-pendapat dari setiap anggota tim.
Anggota tim dapat saling membimbing untuk mewujudkan diskusi yang sehat. Kenali anggota tim yang merasa tidak nyaman selama diskusi dan ingatkan bahwa perbedaan dalam diskusi merupakan hal yang wajar.
Pahami kencederungan yang terjadi dalam tim ketika muncul konflik. Buat strategi yang tepat untuk menghadapi situasi yang muncul setiap konflik berbeda terjadi.

3. Tumbuhkan komitmen dalam tim. Komitmen akan terwujud ketika ada kejelasan dan penerimaan terhadap perencanaan dan keputusan tim. Dengan dua hal tersebut, setiap anggota tim dapat menyelesaikan meeting atau diskusi dengan keyakinan bahwa setiap anggota tim akan menjalankan keputusan yang telah disepakati bersama. Berikut cara-cara memaksimalkan komitmen dalam tim.

Tinjau kembali keputusan-keputusan penting yang ditentukan selama meeting atau diskusi.
Gunakan deadline yang jelas mengenai kapan keputusan dibuat dan patuhi waktu yang telah ditetapkan untuk menjalankan rencana tim.

4. Jalankan pertanggungjawaban dalam tim. Pertanggungjawaban menunjukkan bahwa anggota tim saling menghormati dan memiliki ekspektasi yang tinggi terhadap performa satu sama lain. Meminta pertanggungjawaban dari setiap anggota tim merupakan bentuk motivasi untuk meningkatkan performa dan mempertahankan standar tinggi dalam tim. Berikut cara-cara memastikan pertanggungjawaban dalam tim.

Sampaikan kepada publik mengenai tujuan yang harus dicapai tim, siapa yang bertanggung jawab, dan strategi yang dilakukan agar dapat berhasil mencapai tujuan.
Komunikasikan (secara langsung atau tulisan) mengenai perkembangan performa setiap anggota tim.
Berikan penghargaan secara tim bukan individu.
Tinjau kemajuan performa setiap anggota tim secara teratur dan terjadwal (misalkan setiap meeting mingguan).

5. Fokuskan atensi pada hasil yang perlu diraih tim. Anggota tim akan lebih fokus pada hasil yang perlu diperoleh tim jika ada definisi jelas mengenai hasil yang perlu dicapai dan pemberian penghargaan kepada performa yang berkontribusi pada hasil tersebut. Berikut cara-cara mengarahkan fokus tim kepada hasil.

Nyatakan komitmen dalam tim mengenai keinginan untuk mencapai hasil tim.
Berikan penghargaan berdasarkan keberhasilan dalam mencapai hasil tim.
Buat papan skor untuk menunjukkan kemajuan performa tim.

Untuk mencapai kerja sama tim yang efektif awali dengan membangun kepercayaan antar anggota tim. Kemudian, munculkan keberanian untuk terlibat dalam konflik sehingga akan menumbuhkan komitmen terhadap keputusan yang diambil oleh tim. Minta pertanggungjawaban setiap anggota tim sehubungan dengan keputusan yang telah diambil, dan fokuskan atensi kepada hasil yang perlu diraih tim.